フリーランス の 手帳術

【フリーランスの手帳術】07.TODOリスト

2021年12月22日

前回「【フリーランスの手帳術】06.週間スケジュール」の章で分解したタスクを週間スケジュールへ落とし込みました。では、スケジュールに落とし込むまでもない細かい作業についてどうすればよいのでしょう? 電話による「アポ取り」や「メールの返信」等、細かなタスクは無数にあるはずです。

そこでお勧めするのがTODOリストの活用です。TODOリストとは「いつ、何をしなければいけないか」を書いたやるべきことリストです。

TODOリストを活用する

「TODOリスト」を作ると、やり忘れが防げるだけでなく、何を先にする必要があり、何を後回しにすればいいのかという優先順位も明確になります。また、行うべきタスクが一覧になっていることで、急を要するものや時間をかけていいモノなどを、比較検討できるようになります。

重要なことは、「スケジュール」と「タスク」は使い分けることです。この行動における「時間固定(スケジュール)」と「時間自由(タスク)」を区別して考えていくことがタイムマネジメントの基本です。

当然ながら1日24時間の中で行えることは物理的に限られているので、この時間自由のタスクと時間固定のスケジュールのバランスをとっていくことがタイムマネジメントのカギとなります。

たとえば、分解されたタスクの中で一番深いLvのタスク(見込み時間が15分に満たない)に対してはTODOリストに記入していきます。

このTODOリストには、思いついたタスクのすべてを記入しておきます。目標から抽出したタスク以外にも、日々の生活でのタスク等すべてです。

3つのバケツがあったとします。1つには小石や砂利が入っています。もう1つには、大きな石が入っています。そして残りの1つは空のバケツです。この空のバケツに「大きな石」と「小石や砂利」をなるべく多く入れなければならないとします。最初に「小石や砂利」を空のバケツに入れ、その後から「大きな石」を入れたと仮定しましょう。これでは大きな石は入りきりません。
完訳 7つの習慣 人格主義の回復 」より

スケジュールもこれと同じことが言えます。重要な事柄(大きな石)を先にスケジューリングして、その後で細かな活動を計画していきます。

その時こぼれた小さな石は、あなたにとってさほど重要な事ではないと言う事です。

さらに、緊急性の高いものを優先に考えがちですがそれは間違です。重要度のランク付けは「緊急性」ではなく、自分にとっての「重要性」で設定していくことが肝心なのです。

ポイント

  • 第一領域
    緊急かつ重要(火消しに奔走、ストレスが溜る、燃え尽きる)
  • 第二領域 
    緊急ではないが重要(最優先で取り組む領域)
  • 第三領域
    緊急だが重要ではない(解雇予備軍、他者に依存する人生で終わる)
  • 第四領域
    緊急でも重要でもない(解雇予備軍、他者に依存する人生で終わる)
「大きな石」の法則を常に念頭に置きながらスケジューリングを行うことで、重要な「第二領域」の活動を優先する「生活」が送れるようになります。

何度も言います! あなたの目指すべき立ち位置は常に「第二領域」であるべきです。

指定時間を作る

作業と作業の合間にできた隙間時間や、一日一回数時間をTODOタスク処理に充てる時間へあらかじめスケジューリングしておきます。こうすることで「第二領域」の活動のために1週間の中で決められた時間を空けておくことができます。

また毎週繰り返し定例化することで、週間にサイクルが生まれ、少しづつですが周り人間にも波及していきます。むやみにミーティングが開かれることがなくなるなど、間接的な効果を上げることが出来ます。

その日のTODOタスクを処理する時間を計算するために、私は毎朝の30分をスケジューリング時間に確保しています。

よく誤解されがちですが、やるべき事すべてを記したTODOリストと月、週、日単位で行うべきタスクごちゃまぜにしてしまう方がいます。

重要なのは、すべてを記した「TODOリスト」の中から毎月末に翌月に行うべきタスクを記した「月毎のTODOリスト」、更に毎週末に次の週で行うべきタスクを「月毎TODOリスト」から抽出した「週毎TODOリスト」、毎日終業後に翌日の行うべきタスクを「週毎TODOリスト」から抽出した、日毎のTODOリストに分けるという事です。

コツは転記を行うごとにタスクをブレイクダウンしていくことです。何度も転記する必要に迫られ非常に面倒に思われがちですが、この行為が潜在的に脳に蓄積され転記する毎に各月、各週、各日にやるべきことが割り振られ自分の行動が具体的になっていきます。

例えば時間軸の異なるタスクの中には、一緒に消化できるタスクが多々存在することに気が付くようになってきます。具体的にリスト化されることで同時に消化できるタスクなどが見える化されるためです。

タスクを効率的消化することで、更なる時間の有効活用が見込めるのです。

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