帳簿づけや確定申告時の所得計算で重要となる経費。日々の取引の中で、「何が経費となって、何が経費にならないのか」の判断には、誰しも一度は悩んだことがあるのではないでしょうか。
本記事では、そもそもの経費の定義から経費にできるもの・できないものの違いや考え方について解説いたします。
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経費ってなに？
フリーランスの方はもちろん、会社勤めのサラリーマンの方でも、「経費で落とす」なんて表現はよく使ったり耳にしたりすることと思います。そもそも経費とはどのようなものなのでしょうか。
経費とは、一言で言えば「売上を出すために必要となった出費」の事です。「売上を出すため」とは、出費自体が直接、売上を出すことに結びつかなくても、事業を継続していくために必要な出費も含まれます。
例えば、クライアントとの打ち合わせ・お付き合いにかかる会議費・交際費や、事業用の事務所の家賃、交通費、従業員の給与などが経費に該当します。
では、フリーランスの方にとって、なぜこの経費が重要視されるのでしょうか。
それは、経費が、事業の損益に直結していることはもちろんのこと、所得税・住民税を計算する基となる「年間課税所得」を構成する要素だからです。
売上よりも経費が大きければ、赤字事業となってしまいます。売上と経費のバランスを意識して、いかに効率的な投資を実行するかが事業者の腕の見せ所なわけです。
ただし、経費はただ小さくすれば良いというわけでもありません。経費とすることを認められる項目を、いかに余さずに計上させるかも非常に重要です。経費をうまく計上させれば、納税額を減らすことに繋がるからです。
課税所得は、「売上 − 経費」で計算されます。所得税と住民税は、この課税所得から算出するため「経費が増える = 課税所得が減る = 納税額が減る」となります。
無駄な出費は利益の圧迫になりますが、経費にできるものはしておかないと損するのです。
経費にできるもの・できないものの判断基準
それでは、経費にできるものとできないものの違いは何なのでしょうか。
厄介なことに、経費にできるものとできないものを明確に具体的に区分したルールはなく、大部分が個人の判断に委ねれらています。個人の見解で経費で落とせるか落とせないかがかわるため、経費についての話題は尽きないのです。
では、なんでもかんでも経費にしていいかというとそうではありません。経費にできるものとできないものに具体的な区分はありませんが、判断の根本的な考え方があります。
それでは、それぞれの考え方と例示を確認していきましょう。
経費にできるもの
経費にできるものの判断基準は、「売上を出すために必要となった出費」であったかどうかです。事業を営んでいたからこそ発生した出費は、経費にして全く問題ありません。
代表的な経費の項目には以下のようなものがあります。
- 事務所家賃
仕事場として借りている事務所の家賃が該当します。自宅の一室を仕事場にしているなどの場合には、家賃の全額ではなく、使っている部分に見合った金額を経費で落とすことができます。このように、プライベートとビジネスで共有して使用しているようなものを経費にする際には、「家事按分」を行なう必要があります。家事按分の詳細は後述するので、ここでは割愛します。 - 水道光熱費
仕事場の水道光熱費は、経費となり得ます。事務所家賃同様、自宅兼オフィスの場合は、家事按分にて一部分を経費に落とします。 - 交通費・自動車代
クライアントとの打ち合わせに向かうための公共交通料金や、取材のための車での移動費が該当します。事業専用の自動車を備えている場合は、ガソリン代や駐車場代も全額経費になります。自家用兼事業用の場合は、家事按分により分割します。 - 会議費・交際費
クライアントとの打ち合わせ時の食費や接待費が該当します。 - 通信費
事業用の携帯費や、事務所のネット通信料などが該当します。 - 備品費・消耗品費
ペンや紙などの事務用消耗品や、「10万円未満」のパソコンや机などの備品が該当します。10万円以上の価値を持つ備品（ソフトウェアなどの無形のものも含む）は、経費ではなく「資産」として記録する必要があります。 - 減価償却費
資産として計上した10万円以上の備品などは、経年で価値が下がるという考え方から、減価償却費を経費として計上することができます。毎年の減価償却費は、例えば購入時の価格を法定対応年数で割った額で見積もられたりします。
経費にできないもの
経費にできないものの基本的な判断基準は、「プライベートで発生した出費」であったかどうかです。プライベートとビジネスで共有しているものは、家事按分で部分的に経費にする必要があります。
胸に手を当てて、「事業のために使ったお金」とはっきり主張できなければ、経費にはならないものと思った方が良いです。
- 家族との外食費
クライアントとの食事代ならともかく、事業に関係ない家族との食事代は、基本的には経費になりません。 - 10万円以上の「資産」
購入価額が10万円以上の備品などは、例え事業用のものであっても経費にはならず、資産として記録することになります。
家事按分の考え方
ここまで、経費にできるものとできないものの違いを確認してきました。プライベートとビジネスで共有しているものは、「家事按分」により部分的に経費にすることになっています。
家事按分とは、プライベートとビジネスで何対何の割合で使用していたかを合理的に見積もることを指します。例えば、自宅兼オフィスであればオフィスとして使っている面積比、自動車であれば走行距離比、通信費であれば利用時間比といった具合です。
合理的でない曖昧な家事按分は、税務調査で経費として認められない可能性があるので、しっかりと根拠を用意しておくことが大切です。