フリーランスの確定申告では、青色申告・白色申告問わず、必ず帳簿づけを行なっておく必要があります。では、いったいどのように日々の帳簿づけを行なえばよいのでしょうか。
記事では、帳簿に記載すべき内容や記載の方法など、具体的な日々の帳簿づけの方法について解説いたします。
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そもそも帳簿ってなに？
確定申告には、帳簿づけが義務付けられていますが、そもそも帳簿とはどのようなものなのでしょうか。
帳簿とは、売上などの収入や備品購入などによる費用支出、現金の出し入れや固定資産などを記入しておく帳面を指します。
帳簿づけは、日々の取引内容を正確に記録し、後から誰が見ても取引内容がわかるようにするために行ないます。1年間の所得を計算し、納めるべき税額を割り出す確定申告では、計算された所得が正しいかどうか後から見直してもわかるように、帳簿づけが義務付けられているわけです。
では、具体的に帳簿にはどのようなものがあるのでしょうか。青色申告・白色申告のそれぞれで作成・保存が義務付けられている帳簿は以下です。
【青色申告に必要な帳簿】
- 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳など
【白色申告に必要な帳簿】
- 収入金額や必要経費を記載した帳簿、業務に関して作成したその他の帳簿
ちなみに、青色申告の帳簿類と白色申告の「収入金額や必要経費を記載した帳簿」の保存期間は7年、白色申告の「業務に関して作成したその他の帳簿」の保存期間は5年です。
帳簿づけの手順
帳簿の概要を理解したところで、ここからは、日々の帳簿づけをどのように行なっていくのか、その具体的な手順を説明していきます。
1. 領収書、請求書、通帳などの情報整理
仕入れの支払いに対する領収書や、物品の販売や役務提供が完了した際の請求書、現預金の移動があった際の預金通帳など、取引に関わる情報が得られるものを手元に用意しましょう。
帳簿づけは、記憶のみを頼りに行なうことはできません。取引内容（＝記帳内容）が正しいという客観的な根拠が必要になるため、領収書などの証拠書類を基に帳簿づけを進めていきましょう。
取引記録の客観的な証明書となる領収書や通帳などは、帳簿と同じく保存が義務付けられています。記録する前に処分してしまうことはもちろん、記録後も捨ててしまわずに整理・保管しておく必要がありますので、ご注意ください。
２. 取引内容の記録
記録に必要な書類が手元に準備できたら、全ての取引を記録していきます。記録は、会計ツールを活用するとスピーディーかつ正確に行なうことができるのでおすすめです。
収入であれば、大きく「売上」と「雑収入」に分類します。支出であれば、大きく「仕入」と「費用（経費）」に分類します。この時、それぞれの取引がどのような内容だったかがわかるように、以下の項目を記載しておきます。
- 【取引の記載内容】
- 取引年月日
- 取引内容
- 相手方の名称
- 金額
- 【費用の区分】
- 給与賃金
- 外注工賃
- 減価償却費
- 貸倒金
- 地代家賃
- 利子割引料
- その他経費
その他経費には交際費や交通費、通信費や消耗品費などが当てはまります。その他経費に分類される支出の摘要は、ご自身がわかるように設定していただいて問題ありません。
３. 帳簿への転記
記録した取引を仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿に転記していきます。
この作業を手作業で行なうと転記漏れや転記ミスが発生するリスクが高まってしまいます。せっかく丁寧に記録した取引も、写し間違えで正しく反映されていないとなると、なんとも空しい気持ちになりますよね。
やはりここでも、会計ツールが活躍します。取引記録の入力時点から会計ツールを使っておけば、帳簿作成まで完了してくれるため、使わない手はありません。
帳簿づけを楽にする方法
上記のとおり、日々の帳簿づけは面倒くさい作業でもあります。確かに、帳簿づけは大切なことではありますが、これに時間を割かれて本業がおろそかになってしまっては本末転倒です。
そこで、日々の帳簿づけを楽にするちょっとした方法を紹介いたします。以下の3つは、誰でも実践しやすいことなので、是非試してみてください。
- 会計ツールの活用
取引の記録から帳簿化までの作業が効率化され、正確な帳簿を作成することができます。 - 領収書はクリアファイルで保管
必要書類が見つからないといった、準備段階での時間的ロスを減らすことができます。書類を探すストレスも軽減されて一石二鳥です。 - 費用はクレジットカード払い
費用に関わる支払いをクレジットカードにしておくと、利用明細で一覧確認することができます。領収書のもらい忘れや紛失に対するリスク低減にもなります。プライベート用と事業用とで、分けて利用するとなお便利です。